ERP- Einführung: Wie lange es dauert und wie es gelingt

Viele Unternehmen rechnen bei der Einführung eines ERP-Systems mit einem komplexen, langwierigen Projekt. Tatsächlich kann die Einführung deutlich schneller gelingen – wenn die wichtigsten Schritte frühzeitig vorbereitet werden.

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (kurz: ERP) bündelt zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens und verknüpft Bereiche wie Finanzen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb miteinander. Dadurch können Betriebe Abläufe digitalisieren, Informationen zwischen Abteilungen austauschen und Prozesse effizienter gestalten. Die Software kann beispielsweise Aufträge verwalten, Lagerbestände überwachen oder Rechnungsprozesse unterstützen.

Wenn Verantwortliche darüber nachdenken, ein solches System einzuführen, gehört neben den Kosten vor allem eine Frage zu den wichtigsten Punkten: Wie lange dauert die Umsetzung?

ERP-Einführung: Warum die Dauer unterschiedlich ausfällt

Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Die Spanne reicht von wenigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Wie lange die Einführung dauert, hängt unter anderem davon ab, wie groß das Unternehmen und wie komplex das Projekt ist und wie gut die Betriebe den Prozess vorbereiten.

Vorsichtig sollten die Verantwortlichen sein, wenn Anbieter oder IT-Dienstleister versprechen, das ERP-System innerhalb weniger Tage zu implementieren. In einigen Fällen umfasst ein solches Angebot lediglich die technische Bereitstellung der Software. Bei der Einführung der ERP-Software soll hingegen nicht nur eine leere Software-Hülle dastehen, sondern eine komplett nutzbare Lösung.  

Deshalb lohnt sich ein Blick auf die einzelnen Schritte einer erfolgreichen ERP-Einführung.

Schritt 1: Das passende ERP-System auswählen

Noch bevor die eigentliche Einführung beginnt, steht die grundlegende Entscheidung an: Welche ERP-Lösung passt zum eigenen Unternehmen? Die Projektteams sollten daher gemeinsam mit den Anbietern besprechen, welche Geschäftsprozesse künftig abgebildet werden sollen und ob das System zu den eigenen Anforderungen passt. Dabei geht es nicht nur um den Funktionsumfang der Software, sondern auch um die Frage, wie die Lösung zu den bestehenden Firmenstrukturen passt.

Je mehr Abteilungen, Standorte oder individuelle Abläufe beteiligt sind, desto mehr Prozesse müssen bei der Einführung berücksichtigt werden. Gleichzeitig kann ein ERP-Projekt auch eine Gelegenheit sein, bestehende Prozesse zu vereinfachen und stärker zu standardisieren.

Cloud oder On-Premise: Unterschiede bei Aufwand und Anpassung

Die Wahl zwischen einer Cloud-ERP-Lösung und einer klassischen On-Premise-Software beeinflusst ebenfalls den Aufwand. Bei On-Premise-Modellen müssen zunächst eigene Server und technische Infrastruktur eingerichtet werden. Cloud-Lösungen werden dagegen vom Anbieter bereitgestellt und über das Internet oder eine App genutzt. Deshalb werden sie auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet.

Der geringere technische Aufwand kann dazu beitragen, dass cloudbasierte ERP-Systeme schneller bereitgestellt werden können. Unterschiede gibt es jedoch auch bei der Anpassung: On-Premise-Systeme bieten häufig mehr Möglichkeiten für individuelle Veränderungen. Unternehmen können Funktionen und Prozesse sehr spezifisch auf ihre bestehenden Abläufe zuschneiden. Je umfangreicher diese Individualisierungen ausfallen, desto mehr Zeit und Ressourcen können für die Einführung notwendig sein.

Cloud-ERP-Systeme setzen dagegen meist stärker auf standardisierte Prozesse. Betriebe passen deshalb häufig nicht nur die Software an ihre Abläufe an, sondern prüfen auch, welche bestehenden Prozesse vereinfacht oder vereinheitlicht werden können.

Standardisiert bedeutet übrigens nicht automatisch unflexibel: Moderne Cloud-Lösungen bieten inzwischen zahlreiche Möglichkeiten, Funktionen zu konfigurieren und durch zusätzliche Module zu erweitern.

Am Ende gilt jedoch: Auch wenn Unternehmen das beste ERP-System für sich ausgewählt haben, ersetzt das nicht die entscheidende Vorbereitung.

Schritt 2: ERP-Einführung vorbereiten

Ob eine Einführung eher Wochen oder Monate dauert, entscheidet sich häufig schon vor dem eigentlichen Projektstart. Drei Bereiche sind dabei besonders wichtig.

Personal

Zunächst muss geklärt werden, wer die Einführung begleitet und wer später mit dem System arbeiten soll. Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen vorhanden sind.

Daten

Ein zentraler Baustein der Vorbereitung ist die Datenmigration. Kunden-, Artikel- oder Lagerdaten müssen überprüft, bereinigt und für die Übernahme vorbereitet werden.

Dabei geht es nicht nur darum, Dateien von einem System in ein anderes zu übertragen. Unternehmen müssen zunächst entscheiden, welche Daten tatsächlich benötigt werden und welche Informationen veraltet oder fehlerhaft sind. Während der Datenanalyse sollten Verantwortliche zudem darauf achten, dass nicht alle Daten mit der Software kompatibel sind. Auch das gilt es zu prüfen. Erst eine strukturierte Datenbasis ermöglicht einen reibungslosen Start mit dem neuen ERP-System.

Schnittstellen

Auch bestehende Programme müssen berücksichtigt werden. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welche Systeme künftig mit dem ERP-System verbunden werden sollen.

Häufig geht es um die Anbindung von Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, Banking-Anwendungen oder Onlineshops.

Zur Erklärung: Eine DATEV-Schnittstelle ist eine digitale Verbindung zwischen einem ERP-System und den Systemen des Nürnberger Softwareanbieters DATEV. Sie ermöglicht den automatischen Austausch von Finanzdaten zwischen beiden Programmen. Ohne eine solche Schnittstelle müssten Mitarbeitende Informationen wie Rechnungen, Buchungen oder Zahlungsdaten mehrfach manuell übertragen. Die automatische Datenübertragung spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

Bei der Vorbereitung des Projekts geht es nicht nur darum, Verzögerungen während der Einführung zu vermeiden und möglichst schnell mit dem System arbeiten zu können. Eine strukturierte Vorbereitung hilft auch dabei, spätere Fehler zu reduzieren und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Schritt 3: Das ERP-System implementieren

Sind die Vorarbeiten abgeschlossen, startet die eigentliche Einführungsphase. Nun wird das ERP-System an die zuvor definierten Anforderungen angepasst und für den späteren Einsatz eingerichtet.

Dazu gehören die Konfiguration der benötigten Funktionen, die Übernahme der vorbereiteten Daten sowie die Anbindung der erforderlichen Schnittstellen. Anschließend wird geprüft, ob alle Prozesse wie geplant funktionieren.

Parallel dazu lernen die Mitarbeitenden in Schulungen, welche Funktionen und Abläufe das Arbeiten mit der Software mit sich bringt. Denn auch die beste Software kann ihre Vorteile nur dann entfalten, wenn die Beschäftigten sicher damit arbeiten können.

Erst wenn alle Einstellungen vorgenommen, die Prozesse getestet und die Mitarbeitenden vorbereitet sind, erfolgt der sogenannte „Go-live“. Das ist der Zeitpunkt, an dem das Unternehmen das ERP-System erstmals im Arbeitsalltag produktiv nutzt.

Zwei bis drei Wochen bis zum Start: Was bei einer ERP-Einführung möglich ist

Was bedeutet das nun für die Praxis? Bei myCorazon ERP kann das cloudbasierte System für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) unter bestimmten Bedingungen innerhalb von zwei bis drei Wochen einsatzbereit eingerichtet werden.

Gemeint ist dabei nicht die gesamte Projektlaufzeit, sondern die Einrichtung des Systems, die Datenübernahme, die Integration der Schnittstellen und die Schulung der Mitarbeitenden.

Voraussetzung dafür ist, dass wichtige Vorarbeiten bereits abgeschlossen sind: Anforderungen müssen abgestimmt, Daten vorbereitet und Schulungstermine geplant sein.

Für KMU mit bis zu 100 Mitarbeitenden kann dieser Zeitraum deshalb ein realistischer Richtwert sein. Wie schnell die Einführung tatsächlich gelingt, hängt jedoch auch von den individuellen Strukturen des Unternehmens, dem Umfang des Projekts und der Bereitschaft der Verantwortlichen ab, die notwendigen Schritte aktiv voranzutreiben.

Sie möchten wissen, welche Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems entstehen und welche Kostenfallen Unternehmen vermeiden sollten?

Lesen Sie dazu unseren nächsten Artikel: „ERP-Einführung: Warum die Kosten oft höher sind als gedacht“