ERP- Einführung: Warum die Kosten höher sind als gedacht?
- vor 7 Tagen
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Lizenzgebühren und Abopreise von ERP-Systemen lassen sich leicht vergleichen. Schwieriger wird es, wenn Anbieter bei der Einführung Kosten für Datenmigration, Schulungen und individuelle Beratung verlangen. Ein Blick darauf, wofür Unternehmen bei ihrer Software tatsächlich bezahlen – und wer das Risiko trägt, wenn der Aufwand größer wird als geplant.
Enterprise Resource Planning-Systeme (kurz: ERP-Systeme) gelten als das digitale Rückgrat vieler Unternehmen. Sie bündeln zentrale Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerverwaltung, Produktion, Vertrieb, Projektmanagement oder Buchhaltung in einer gemeinsamen Software und schaffen eine einheitliche Datenbasis für verschiedene Abteilungen. Gerade weil ERP-Systeme eine Schlüsselrolle im Unternehmensalltag spielen, stellt sich für viele Betriebe die Frage: Wie viel kostet ein solches System?
Cloud vs. On-Premise: Die ersten Ausgaben entstehen bei der Software selbst
Die Kosten für die Betriebe entstehen bei cloudbasierten ERP-Systemen über eine Software-Miete. Die Systeme werden über das Internet bereitgestellt, es braucht also lediglich geeignete Endgeräte, um darauf zugreifen zu können. Wartungen und Updates übernimmt in der Regel der Anbieter. Der Abopreis liegt für kleine und mittelständische Unternehmen zwischen 50 und 250 Euro pro Nutzer und Monat.
Laut Zahlen der amerikanischen Software Equity Group wird dieses sogenannte Software-as-a-Service-Modell (SaaS) in den letzten Jahren immer beliebter: 2025 entschieden sich 72 Prozent der Unternehmen für eine Cloud-Lösung.
Die herkömmlichen On-Premise-Systeme werden dagegen mit einmaligen Lizenzen bezahlt und auf den eigenen Servern des Unternehmens betrieben. Sie bieten häufig größere Möglichkeiten zur Individualisierung, gehen dafür meist aber mit höheren Investitionen in Hardware und IT-Infrastruktur einher. Mit einer On-Premise-Lizenz erwerben die Kunden Nutzungsrechte für eine festgelegte Anzahl an Nutzerinnen und Nutzern. Für kleine und mittelständische Unternehmen kostet diese Art der Software zwischen 10.000 und 200.000 Euro.
ERP-Kosten: Lizenz- und Abopreis sind nur die halbe Wahrheit
Allgemein können sich Betriebe merken: Die Lizenz- und Abopreise hängen von der Unternehmensgröße, der Branche, den Anforderungen und dem gewählten Softwaremodell ab. Auf den ersten Blick wirken die Kosten dadurch gut kalkulierbar. Doch genau hier liegt eine der häufigsten Fehleinschätzungen bei ERP-Projekten. Die Kosten für eine Lizenz oder ein Abonnement machen meist nur einen Teil der Gesamtkosten aus.
Darauf weist auch die Studie „ERP in der Praxis“ der IT-Unternehmensberatung Trovarit hin. Demnach liegen die Kosten einer ERP-Einführung im Schnitt bei 5.917 Euro pro Anwender. Bei Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden betragen die Gesamtkosten sogar durchschnittlich 6.142 Euro pro Nutzer. Diese Summen lassen sich nicht allein durch Lizenz- oder Abopreise erklären. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Welche Leistungen treiben die Kosten einer ERP-Implementierung in die Höhe?
Datenmigration, Schulung, Beratung: Wo zusätzliche Kosten entstehen
Eine der ersten Herausforderungen bei der Implementierung eines ERP-Systems ist die Datenmigration. Bestehende Kunden-, Lieferanten- und Produktdaten müssen aus alten Systemen übernommen und oft bereinigt oder standardisiert werden. Fehlen Datensätze, liegen Informationen doppelt vor oder sind die Daten schlecht strukturiert, steigt der Aufwand erheblich.
Auch Schulungen werden häufig unterschätzt. Mitarbeitende müssen nicht nur die technischen Funktionen der Software kennenlernen, sondern auch neue Arbeitsabläufe verstehen. Dafür können Workshops, Präsentationen und externe Unterstützung notwendig sein. Das Problem: Während technische Probleme oft einmalig gelöst werden können, entstehen Schulungsaufwände teilweise langfristig – etwa bei Personalwechseln oder der Einführung neuer Funktionen. Und auch wenn noch nicht alle Mitarbeiter den Umgang mit der Software verstanden haben, gilt: Zusätzliche Unterstützung durch die Anbieter oder externe Berater wird meist erneut berechnet.
Beratungskosten fallen jedoch nicht nur bei Schulungen an. Externe Experten unterstützen häufig auch bei der Systemkonfiguration, der Planung neuer Prozesse, dem sogenannten Go-Live – also dem Start des Systems – oder der späteren Optimierung. Verzögert sich ein Projekt durch Fehlplanungen oder müssen einzelne Schritte nachgebessert werden, verlängert sich oft auch der Einsatz externer Dienstleister.
Bei On-Premise-Systemen kommen zusätzlich individuelle Anpassungen hinzu. Diese erhöhen zwar die Flexibilität, verursachen aber weitere Entwicklungs- und Wartungskosten. Auch der laufende Betrieb der eigenen IT-Infrastruktur, Sicherheitsmaßnahmen und Updates müssen hier berücksichtigt werden.
Kostenfalle ERP-Einführung: Budgetüberschreitungen sind keine Seltenheit
Dass Unternehmen den Aufwand unterschätzen, zeigen verschiedene Erhebungen. Nach Angaben des Softwareherstellers MRP-Easy überschreiten mehr als 30 Prozent der ERP-Projekte ihr ursprünglich geplantes Budget. Eine Studie des US-amerikanischen IT-Beratungsunternehmens Godlan kommt zu dem Ergebnis, dass ERP-Projekte ihr Budget durchschnittlich um 189 Prozent überschreiten. Rund zwei Drittel der Implementierungen erreichen demnach ihre ursprünglich definierten Projektziele nicht, und etwa jedes vierte Projekt dauert länger als geplant.
Auch wenn sich diese Zahlen nicht pauschal auf alle ERP-Einführungen übertragen lassen, zeigen sie: Eine realistische Planung und transparente Kostenkalkulation sind entscheidend. Denn viele ERP-Projekte werden nach Aufwand abgerechnet. Stellt sich während der Einführung heraus, dass zusätzliche Leistungen notwendig sind, steigen häufig auch die Kosten.
Dieses Risiko liegt meist beim Kunden. Er muss entweder weitere Leistungen beauftragen oder den Projektumfang reduzieren – im schlimmsten Fall wird die Einführung verschoben oder ganz abgebrochen. Dass dieses Risiko real ist, unterstreichen mehrere prominente ERP-Projekte der vergangenen Jahre, bei denen Budgetüberschreitungen und Verzögerungen letztlich zum Scheitern der Implementierung führten.
Mehr zum Beispiel Lidl und Ranpak in unserem Beitrag: Krisenzeit ist Planungszeit
Von TCO bis ROI: So behalten Unternehmen den Überblick
Um finanzielle Überraschungen zu vermeiden, empfehlen Experten, bereits zu Beginn eine Budgetreserve von etwa 10 bis 15 Prozent einzuplanen. Ebenso wichtig ist ein detaillierter Kostenplan, der sämtliche Ausgaben über die gesamte Nutzungsdauer hinweg berücksichtigt. Neben dem Preis der Software gehören dazu auch Hardware, Betriebskosten, Wartung, Schulungen und weitere Leistungen rund um die Einführung. Diese Gesamtkosten werden als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet.
Ergänzend kann eine ROI-Berechnung (Return on Investment) helfen. Sie zeigt, ab welchem Zeitpunkt sich die Investition in ein ERP-System wirtschaftlich rechnet. Vereinfacht berechnet sich der ROI so:
ROI = (Nettogewinn ÷ Gesamtkosten des ERP-Systems) × 100 %
In die Berechnung fließen unter anderem Zeitersparnisse durch automatisierte Prozesse, geringere Lager- und Bestandskosten, vermiedene Fehler durch eine einheitliche Datenbasis sowie mögliche Produktivitäts- und Umsatzsteigerungen ein. Wie hoch der tatsächliche Nutzen ausfällt, hängt jedoch von den individuellen Anforderungen, den Geschäftsprozessen und der erfolgreichen Einführung ab.
Neben all den theoretischen Überlegungen müssen Unternehmen am Ende natürlich auch die Angebote und Preise vergleichen. Entscheidend ist dabei nicht nur, wie viel ein ERP-System kostet, sondern auch, wie verständlich die Software ist, wie gut sie zum Unternehmen passt und wie verlässlich sich die Einführung planen lässt. Klare Verantwortlichkeiten und ein transparenter Umgang mit möglichen Herausforderungen können helfen, unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden.
Ein anderes Modell: ERP-Einführung ohne klassische Einmalkosten
Die myCorazon ERP verfolgt einen anderen Ansatz als viele klassische ERP-Anbieter. Zwar bezahlen Kunden auch bei diesem cloudbasierten ERP-System einen monatlichen Abopreis, der sich nach den jeweiligen Anforderungen und der Anzahl der Nutzer richtet. Dabei entfallen jedoch klassische Einmalkosten für Leistungen wie Konfiguration, Beratung, Schulung oder Migration.
Statt einzelne Leistungen während der Einführung separat abzurechnen, bündelt MyCorazon diese Aufgaben in der Zusammenarbeit mit den Kunden. Das Ziel: mehr Planungssicherheit und weniger Unsicherheit über mögliche Zusatzkosten.
Das Team übernimmt dabei auch Verantwortung für den Projekterfolg. Sollte die Einführung innerhalb der ersten drei Monate nicht wie geplant gelingen, erhalten Kunden ihr Geld zurück.
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Ich hoffe, dieser Beitrag hat dir einen guten Überblick gegeben und motiviert dich, den nächsten Schritt zu gehen. Mit der richtigen ERP-Lösung kannst du dein Unternehmen auf das nächste Level bringen. Viel Erfolg dabei!
