Warenwirtschaftssystem einfach erklärt

Kurz gefasst

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen hilft, den gesamten Warenfluss – von der Bestellung über Lagerhaltung bis zum Verkauf und zur Auslieferung – effizient zu steuern und zu überwachen, was zu besserer Planung, Kosteneinsparungen und höherer Kundenzufriedenheit führt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP-System?

Der Hauptunterschied zwischen einem Warenwirtschaftssystem (WWS) und einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) liegt im Umfang ihrer Funktionen. Ein WWS konzentriert sich auf die Verwaltung und Optimierung des Warenflusses, einschließlich Bestellung, Lagerhaltung, Verkauf und Auslieferung, und verbessert so die Effizienz und Planung im Warenmanagement. Im Gegensatz dazu bietet ein ERP-System eine umfassende Lösung, die nicht nur die Warenwirtschaft, sondern auch andere Geschäftsprozesse wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Produktion und Kundenbeziehungsmanagement integriert. Ein ERP-System zielt darauf ab, alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens zu verknüpfen und zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Welche Vorteile haben Warenwirtschaftssysteme?

Verbesserte Bestandskontrolle

Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht es, den aktuellen Lagerbestand in Echtzeit zu überwachen. Dies reduziert die Gefahr von Überbeständen oder Engpässen und hilft, den Bestand optimal zu verwalten.

Automatisierung von Prozessen

Viele manuelle Aufgaben, wie das Nachbestellen von Waren, die Rechnungsstellung oder die Bestandsverwaltung, werden automatisiert. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Effizienz.

Bessere Planbarkeit

Durch die Analyse von Verkaufsdaten und Lagerbewegungen können Unternehmen besser prognostizieren, wann bestimmte Produkte nachbestellt werden müssen. Das führt zu einer besseren Planung und einer Reduzierung von Lagerhaltungskosten.

Kostenreduktion

Durch die Optimierung des Lagerbestands und die Automatisierung von Prozessen können unnötige Kosten gesenkt werden. Beispielsweise lassen sich Lagerkosten reduzieren, da weniger Kapital in überflüssigen Beständen gebunden ist.

Datenbasierte Entscheidungen

Durch die umfangreiche Datenerfassung und -analyse können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, Trends frühzeitig erkennen und ihre Strategie anpassen.

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Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Artikelverwaltung

Stammdatenverwaltung: Hier werden alle grundlegenden Informationen zu den Produkten gepflegt, wie Artikelnummern, Beschreibungen, Preise, Maße, und Gewichte.
Kategorisierung: Produkte werden in Kategorien oder Warengruppen eingeteilt, um die Verwaltung zu erleichtern.

Bestandsführung

Lagerverwaltung: Hier werden alle grundlegenden Informationen zu den Produkten gepflegt, wie Artikelnummern, Beschreibungen, Preise, Maße, und Gewichte
Bestandsbuchhaltung: Produkte werden in Kategorien oder Warengruppen eingeteilt, um die Verwaltung zu erleichtern.
Inventur: Produkte werden in Kategorien oder Warengruppen eingeteilt, um die Verwaltung zu erleichtern.

Einkaufsmanagement

Bestellwesen: Verfolgt Bestellungen bei Lieferanten, generiert Bestellvorschläge und verwaltet Lieferantenverträge.
Wareneingang: Erfasst den Eingang von Waren und vergleicht ihn mit den Bestellungen, um Abweichungen festzustellen.
Lieferantenmanagement: Pflegt und überwacht Lieferanteninformationen und -beziehungen.

Vertriebssteuerung

Auftragsbearbeitung: Verarbeitet Kundenaufträge, erstellt Rechnungen und Lieferscheine.
Lieferscheine und Versand: Organisiert den Versand von Waren und erstellt die notwendigen Dokumente für die Auslieferung.
Retourenmanagement: Verarbeitet Rücksendungen und regelt Umtausch oder Erstattung.

Lagerverwaltung

Lagerplatzverwaltung: Zuweisung von Lagerplätzen, Verwaltung von Lagerbewegungen und Optimierung der Lagerordnung.
Ein- & Auslieferungen: Unterstützt die Entnahme von Waren aus dem Lager für den Versand oder die Produktion.

Finanzverwaltung

Rechnungswesen: Verarbeitet Eingangs- und Ausgangsrechnungen und integriert diese in das allgemeine Finanzbuchhaltungssystem.
Kostenstellen: Erfasst und analysiert die Kosten, die mit der Lagerhaltung und Warenbewegung verbunden sind.

Berichtswesen und Analyse

Statistiken und Dashboards: Bietet umfangreiche Auswertungen und Berichte zu Beständen, Verkaufszahlen, Lieferzeiten und anderen wichtigen Kennzahlen.
Datenanalyse & -exporte: Hilft bei der Identifikation von Trends und Mustern, die für strategische Entscheidungen genutzt werden können.

Diese Module arbeiten zusammen, um den gesamten Warenfluss im Unternehmen zu steuern und zu optimieren. Jedes Modul kann je nach Unternehmensbedarf unterschiedlich stark ausgeprägt oder in verschiedene Speziallösungen integriert sein.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem (WWS) variieren stark. Einmalkäufe (Om-Premise) können mehrere Tausend bis Hunderttausende Euro kosten, während abonnementbasierte Systeme meist zwischen 50 und 300 Euro pro Nutzer und Monat liegen. Hinzu kommen Kosten für Implementierung, die Einrichtung und Anpassung des Systems, die Datenmigration und Schulungen, die ebenfalls mehrere Tausend Euro kosten können.

Laufende Wartungs- und Supportgebühren liegen oft bei 15 bis 25% der Lizenzkosten pro Jahr oder sind im Abonnement enthalten. Weitere mögliche Kosten sind für Hardware und Systemintegrationen.

Wie lange dauert die Implementierung eines Warenwirtschaftssystem?

Der Unterschied zwischen Standard- und Individualsoftware bei Warenwirtschaftssystemen liegt hauptsächlich in der Anpassung und den Kosten. Standardsoftware ist eine vorkonfigurierte Lösung, die für eine breite Nutzerbasis entwickelt wurde und sich durch eine schnellere Implementierung und geringere Kosten auszeichnet. Sie bietet grundlegende Funktionen, die für viele Unternehmen ausreichend sind, aber weniger Anpassungsoptionen.

Individualsoftware hingegen wird speziell für die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entwickelt oder maßgeschneidert, was eine umfassende Anpassung an spezifische Prozesse und Bedürfnisse ermöglicht. Diese Lösung kann optimal auf die individuellen Anforderungen abgestimmt werden, ist jedoch in der Regel teurer und erfordert längere Entwicklungs- und Implementierungszeiten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für WWS-Software?

Der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems (WWS) hängt von mehreren Faktoren ab, die darauf hinweisen, dass eine umfassendere Lösung erforderlich ist. Hier sind einige Anzeichen, dass es Zeit für ein WWS sein könnte:

Wachstum des Unternehmen

Wenn dein Unternehmen wächst und die Menge an Bestellungen, Lagerbeständen oder Lieferanten zunimmt, kann ein WWS helfen, die steigende Komplexität zu bewältigen.

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig

Wenn du zunehmend Fehler bei manuellen Bestandsaufnahmen, Bestellungen oder Rechnungsstellungen feststellst, kann ein WWS durch Automatisierung und zentrale Datenverwaltung Abhilfe schaffen.

Unzureichende Transparenz

Wenn es schwierig ist, einen klaren Überblick über Bestände, Aufträge oder Lagerbewegungen zu erhalten, bietet ein WWS umfassende Berichterstattungs- und Analysetools zur besseren Entscheidungsfindung.

Ineffizienz in der Lagerverwaltung

Wenn die Lagerhaltung ineffizient ist, beispielsweise durch Überbestände oder Fehlbestände, kann ein WWS helfen, die Lagerbestände optimal zu steuern und die Lagerkosten zu senken.

Probleme bei der Skalierung

Wenn dein aktuelles System oder deine Prozesse nicht mehr mit deinem Wachstum Schritt halten können, ist es an der Zeit, auf ein WWS umzusteigen, das mit deinem Unternehmen skalieren kann.

Der Beste Zeitpunkt für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist

Wenn dein aktuelles System oder deine Prozesse nicht mehr mit deinem Wachstum Schritt halten können, ist es an der Zeit, auf ein WWS umzusteigen, das mit deinem Unternehmen skalieren kann.

Für welche Branchen ist unsere Warenwirtschaftssoftware geeignet?

Unsere Warenwirtschaftssoftware ist für eine Vielzahl von Branchen geeignet. Im Einzelhandel unterstützt sie die Überwachung von Lagerbeständen und Verkaufszahlen, während sie im Großhandel hilft, große Warenmengen effizient zu verwalten und die Lieferkette zu optimieren. In der Produktion ermöglicht die Software die Überwachung von Rohstoffen, Fertigungsprozessen und Endprodukten, um eine reibungslose Produktion sicherzustellen. E-Commerce-Unternehmen profitieren von der Software durch die effiziente Verwaltung von Bestellungen, Lagerbeständen und Versandprozessen. In jeder dieser Branchen sorgt die Software für eine verbesserte Transparenz, reduzierte Kosten und optimierte Abläufe.

Fazit

Warenwirtschaftssysteme (WWS) sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Warenflüsse und Lagerbestände effizient zu verwalten. Sie bieten Funktionen wie Bestandsverwaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Berichtswesen. Durch die Automatisierung und Integration von Prozessen helfen WWS, Fehler zu reduzieren, Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Sie sind besonders nützlich für Einzelhändler, Großhändler, Hersteller, E-Commerce-Unternehmen und andere Branchen, die Waren verwalten. Der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines WWS ist, wenn bestehende Systeme nicht mehr ausreichen, um die steigenden Anforderungen zu bewältigen oder wenn eine bessere Effizienz und Genauigkeit benötigt werden.

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