Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 wurde beschlossen, was technisch gesehen bereits seit 2019 durch ein Urteil des europäischen Gerichtshofes galt. Die Arbeitszeiterfassung ist für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Für wen gilt die Pflicht der Zeiterfassung?
Zunächst sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Ob diese Zeiterfassung elektronisch oder auf Papier stattfinden muss, kann sich aber unterscheiden.
Durch eine Übergangsfrist muss die elektronische Zeiterfassung wie folgt umgesetzt werden:
> 250 Mitarbeitende: 2024
> 50 Mitarbeitende: 2025
> 10 Mitarbeitende: 2028
> 10 Mitarbeitende: Keine Verpflichtung der elektronischen Zeiterfassung (Papier bleibt also in Ordnung)
Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
Zwar muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen, jedoch gibt es für bestimmte Personengruppen Ausnahmen:
Leitende Angestellte
Leiter von öffentlichen Dienststellen
Arbeitnehmer, die mit ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen / betreuen
Beschäftige von Religionsgemeinschaften und Kirchen
Wichtig: Insbesondere leitende Angestellte müssen genau geprüft werden, da nicht jede Führungskraft, Abteilungsleitung, etc. automatisch in diese Gruppe fällt.
Welche Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung gibt es?
In §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist geregelt, dass der Arbeitgeber nicht nur ein System einführen, sondern auch ordnungsgemäß verwenden muss. Demnach muss erfasst werden:
Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Pausenzeiten
Überstunden (durch Sollzeiten)
Dabei muss das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Im Weiteren muss die Erfassung der Zeiten täglich und elektronisch stattfinden (abgesehen von Unternehmen mit < 10 Mitarbeitenden)
Es ist möglich die Arbeitszeiterfassung an einen Mitarbeitenden zu deligieren, jedoch muss dafür gesorgt werden, dass sie tatsächlich und korrekt durchgeführt wird. Dafür müssen regelmäßige Stichproben und Kontrollen durchgeführt werden.
Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung
Auch der Datenschutz muss bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden. Grundsätzlich unterliegt die Umsetzung des Arbeitszeiterfassungssystems ebenfalls der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) der europäischen Union.
Daher müssen einige Möglichkeiten gewährt werden.
Der Mitarbeitende hat das Recht auf..
.. die Auskunft über die erfassten Arbeitszeiten erhalten können
.. die Berichtung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeiten der Daten
.. die Anonymisierung der Daten
Das bedeutet, eine allgemein zugängliche Excelliste mit den Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden wäre beispielsweise ein möglicher Verstoß gegen die Anonymisierung, während eine vollständig unzugängliche Liste der Auskunftspflicht nicht gerecht wird.
Hier hilft beispielsweise die Zeiterfassung von myCorazon, bei der Mitarbeitende nur ihre Arbeitszeiten sehen können, während die Vorgesetzten Zugang zu allen Informationen haben.
Welche Systeme zur Zeiterfassung gibt es?
Es wird viel von "Systemen" zur Zeiterfassung gesprochen. Dabei ist aber nicht direkt von einer Software die Rede, sondern eher von dem Konzept, welches das Unternehmen zur Zeiterfassung eingeführt hat.
Daher ist beispielsweise die Aufzeichnung mit Papier und Stift oder über eine Exceltabelle ebenso ein "System", wie die Zeiterfassung von myCorazon.
Daher möchten wir nun klassische Systeme zur Zeiterfassung aufzeigen:
Papier und Stift: Eine traditionelle Variante, die geringen Anschaffungskosten und relativ simple Anwendung verspricht. Die Nachteile sind der hohe Zeitaufwand bei der Erfassung, aber insbesondere der anschließenden Auswertung der Zeiten.
Excel-Tabelle: Oft bereits vorhanden und daher für viele Unternehmen die erste Wahl. Doch auch hier sind manuell eingepflegte Daten aufwendig und die Regelungen der DSGVO sind häufig eine Herausforderung.
Stationäre Zeiterfassung: Hierbei werden häufig RFID-Karten zum "Stempeln" verwendet. Sie sind leicht bedienbar und schnell einsatzbereit. Nur bei "Home-Office" oder mobilen Arbeiten sind sie nicht ideal.
App oder über den Webbrowser: Ermöglicht die Zeiterfassung von jedem Standort und ist somit extrem flexibel. Lässt sich auch gut mit der stationären Zeiterfassung kombinieren, um das beste Gesamtergebnis zu erreichen.
Gerade digitale Lösungen bieten die Möglichkeit, die internen Prozesse im Rahmen der Zeiterfassung enorm zu beschleunigen und dabei die Investitionskosten schnell durch gewonnene Arbeitszeit auszugleichen.
Vorteile der Zeiterfassung
In Zeiten der Digitalisierung, ist eine moderne Zeiterfassung nicht mehr nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern gibt dem Unternehmen auch die Möglichkeit, sich gegenüber seiner Mitarbeitenden als modernes und innovatives Unternehmen zu präsentieren.
Sie vermittelt Transparenz und Wertschätzung für die geleistete Arbeit, was wiederum Fairness und Vertrauen schafft.
Kombiniert mit einer Abwesenheitslösung für Urlaub, Krankheiten, etc. und einer vollständigen Personalakte kann sie dabei unterstützen, sowohl der Personalverantwortlichen viel Zeit zu sparen, als auch dem Mitarbeitenden ein Gefühl von Struktur und durchdachten Prozessen zu vermitteln.