Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System zentralisiert alle wichtigen Unternehmensprozesse wie Finanzen, Personalwesen und Logistik. Es geht über ein Warenwirtschaftssystem hinaus, das primär Warenströme verwaltet, wobei eine klare Abgrenzung zwischen beiden nicht existiert.

ERP-System einfach erklärt

Als ERP, das steht für Enterprise Resource Planning, System bezeichnet man Computer-Systeme, welche alle Prozesse & Bereiche abdecken, welche zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. Hierzu zählen zum Beispiel die Bereiche Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Kundenbetreuung, Einkauf, Verkauf & Controlling. Ein ERP-System verwaltet somit Ihre digitalen Prozesse an einem Ort und hilft Ihnen so Datengestützt bei Entscheidungen.

Ein ERP-System geht somit über ein traditionelles Warenwirtschaftssystem hinaus, welches vor allem auf die digitale Abbildung der Warenströme eines Unternehmens ausgerichtet ist. Eine klare Abgrenzung zwischen den Begriffen ERP-System und Warenwirtschaftssystem existiert jedoch nicht.

Für wen ist ein ERP-System geeignet und ab wann macht es Sinn?

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Unternehmen um wettbewerbsfähig zu sein auf Computer-Systeme wie ERP-Systeme setzen. Für kleinere und mittlere Unternehmen eignen sich meist standardisierte ERP-Systeme, um die üblichen Geschäftsprozesse in Unternehmen abzubilden. Je größer und internationaler und komplexer ein Unternehmen aufgestellt ist, desto komplexer muss auch das ERP-System sein, welches die Geschäftsprozesse des Unternehmens abbildet.

Unterschiedliche Branchen unterscheiden sich auch durch unterschiedliche Anforderungen. Besonders Unternehmen aus Spezial-Branchen sollten sich auch branchenspezifische ERP-Systeme anschauen und diese in Erwägung ziehen.

Die Vorteile der Nutzung eines ERP-Systems

1. Digitalisierung und Prüfstand der bestehenden Prozesse durch ERP-System Einführung

Bei der Einführung eines ERP-Systems, oder dem Wechsel zu einem neuen Anbieter, werden die Prozesse des Unternehmens digitalisiert und auf den Prüfstand gestellt. Die Einführung eines ERP-Systems bietet somit auch immer gleich die Chance der Optimierung alter Prozesse.

2. ERP-Systeme verknüpfen Abteilungen und machen Zusammenarbeit effektiver

Durch Nutzung eines ERP-Systems werden verschiedenste Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens verknüpft, dies führt zu einer effektiveren Zusammenarbeit und führt zu einem gemeinsamen Datenhaushalt.

3. Reporting und datengestützte Entscheidungsfindung durch gemeinsame ERP-Datenbank

Diese neue automatisch durch das tägliche Arbeiten gepflegte Datenbank erleichtert datengestützte Entscheidungen und erleichtert die Arbeit von Abteilungen wie dem Controlling, welche auf die Daten angewiesen sind. Die Ergebnisse können ebenfalls sofort in dem ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

4. Automatisierung von Geschäftsprozessen und Einsparung von Zeit und Arbeitskraft durch ERP

Durch das Verknüpfen verschiedener Abteilungen und dazu kommender teilweisen Automatisierung einiger Prozesse, zum Beispiel der automatisierte Versand von Rechnungen und Mahnungen, wird automatisch eine gesteigerte Effizienz im Unternehmen erreicht, welche ohne ERP-System nicht so einfach möglich wäre.

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Diese Herausforderungen gibt es bei der Einführung eines ERP-Systems

Die korrekte Einführung eines ERP-Systems erfordert Zeit. Oftmals wird sich bei der Einführung nicht genug Zeit gelassen, was sich nach einiger Zeit durch Probleme rächt.

Das einführende Unternehmen sollte für Einführung eine Übersicht über seine Prozesse haben, von der Erstellung von Angeboten bis hin zu Arbeitsweisen im Warenlager. Vor der Einführung des ERP-Systems sollten die realen Prozesse des Unternehmens mit denen in dem ERP-System abgebildeten Prozessen verglichen werden.

Eine grundsätzliche Veränderungsbereitschaft von alten Prozessen sollte bei dem Unternehmen vorhanden sein. Das Unternehmen sollte seine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor der Einführung in dem neuen ERP-System schulen, sodass Benutzerfehler nach der Einführung vermieden werden können.

In der ersten Zeit nach der Einführung sollte es zu regelmäßigen Gesprächen zwischen Unternehmen und Softwarehersteller kommen. Der Softwarehersteller sollte Neukunden in der ersten Zeit nach der Einführung sehr nah begleiten.

Neben den Geschäftsprozessen sollte das Unternehmen dem Softwaresteller auch die bereits existierenden Daten bereitstellen, sodass diese vom Softwarehersteller in das ERP-System eingespielt werden können, hierzu zählen vor allem Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Lager-Daten.

Durch den hohen Aufwand kommen zu den direkten Kosten durch die Einführung des ERP-Systems noch indirekte Kosten, der hohe Aufwand dient aber vor allem dazu noch höhere indirekte Kosten zu vermeiden. Diese könnten entstehen, wenn Mitarbeiter nach Einführung nicht richtig mit dem ERP-System arbeiten können, weil sie entweder nicht ausreichend genug geschult wurden sind, oder weil im ERP-System nicht alle Daten zur Verfügung stehen.

Gibt es den richtigen Zeitpunkt zur Einführung eines ERP-Systems?

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für die Einführung eines ERP-Systems ist entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Folgende Dinge sind Anzeichen dafür, dass ein ERP-System notwendig ist, oder das aktuelle ERP-System gewechselt werden sollte:

Ihre Daten sind fragmentiert und erlauben nur eingeschränkten Zugriff
Manuelle Prozesse sind ineffektiv
Hierdurch wird die Entscheidungsfindung beeinträchtigt
Sie verlieren die Übersicht über das Unternehmen und es fällt Ihnen schwer Kennzahlen zu berechnen
Ihr aktuelles System wird den steigenden Anforderungen nicht gerecht
Der Anbieter Ihres aktuellen Systems hat den Support eingestellt

Ein ERP-System hat die Aufgabe Ihr Tagesgeschäft zu erleichtern in dem Prozesse automatisiert und digitalisiert werden. Des Weiteren sollen die so gesammelten Daten die Entscheidungsfindung erleichtern. Sollten Sie der Meinung sein, dass dies in Ihrem aktuellen ERP-System nicht gegeben ist, oder das Sie aufgrund dessen gerne ein ERP-System einführen wollen würden, so sollten Sie nicht länger warten.