Beschaffung ist der Prozess der Identifizierung, Auswahl und des Erwerbs von Gütern und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Geschäftsaktivitäten erfolgreich durchzuführen. Sie umfasst die Planung, Bestellung und Verwaltung der Lieferantenbeziehungen.

Einkauf & Beschaffung
ganz einfach mit dem
myCorazon ERP-System

Eine Definition der Beschaffung

Beschaffung bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Unternehmen die notwendigen Materialien, Produkte, Dienstleistungen oder Ressourcen von externen Lieferanten erwirbt, um seine Geschäftstätigkeiten auszuführen. Es umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung über die Auswahl von Lieferanten bis hin zur Bestellung und Lieferung der benötigten Güter.

Ziele der Beschaffung

Die Aufgaben der Beschaffung umfassen die Ermittlung des Bedarfs an Materialien, Produkten und Dienstleistungen, die Auswahl und Bewertung von Lieferanten sowie das Einholen und Vergleichen von Angeboten. Dazu gehören auch Verhandlungen über Preis und Vertragsbedingungen, die Abwicklung von Bestellungen und die Überwachung der Liefertermine. Nach der Lieferung erfolgt die Kontrolle der Warenqualität, das Management von Reklamationen, die Verwaltung der Lagerbestände und die Kostenkontrolle. Zusätzlich werden Risiken gemanagt, langfristige Lieferantenbeziehungen gepflegt und alle Beschaffungsprozesse dokumentiert und ausgewertet.

Die Aufgaben der Beschaffung

Die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ist ein zentraler Prozess in der Fertigung, der darauf abzielt, Produktionsabläufe effizient zu organisieren und zu überwachen. Sie umfasst alle Aktivitäten, die notwendig sind, um Produktionsaufträge zu planen, zu koordinieren und sicherzustellen, dass Produkte pünktlich, in der gewünschten Qualität und zu den optimalen Kosten hergestellt werden.

Beschaffung vs. Einkauf - Die Unterschiede

Beschaffung

Breiterer Begriff: Die Beschaffung umfasst den gesamten Prozess der Bedarfsdeckung eines Unternehmens. Sie beginnt bei der Planung und Bedarfsermittlung und schließt alle strategischen und operativen Tätigkeiten ein, die notwendig sind, um Materialien, Dienstleistungen oder Ressourcen zu beschaffen.
Strategische Ausrichtung: Beschaffung bezieht sich oft auf strategische Entscheidungen wie Lieferantenauswahl, Lieferantenbeziehungen, Vertragsverhandlungen und langfristige Versorgungsstrategien.
Umfang: Neben dem physischen Einkauf von Gütern schließt die Beschaffung auch andere Aspekte ein, wie die Analyse von Märkten, die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, das Risikomanagement und die Optimierung von Beschaffungsprozessen.

Einkauf

Teilbereich der Beschaffung: Der Einkauf ist ein Teil der Beschaffung und bezieht sich auf den operativen, praktischen Aspekt des Prozesses. Er umfasst die tatsächliche Abwicklung der Bestellungen, die Auswahl und Beauftragung von Lieferanten sowie die Preisverhandlungen für konkrete Bestellungen.
Operative Ausrichtung: Während die Beschaffung strategisch ausgerichtet ist, konzentriert sich der Einkauf auf die Umsetzung und das Tagesgeschäft. Es geht darum, die benötigten Güter und Dienstleistungen zu den besten Konditionen zu kaufen und sie rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.
Kernaufgaben: Der Einkauf umfasst Aufgaben wie das Einholen und Vergleichen von Angeboten, die Bestellung und Verfolgung von Lieferungen, die Kontrolle der gelieferten Waren und das Reklamationsmanagement.

Die Unterschiede in aller Kürze

Beschaffung ist ein umfassender, strategischer Prozess, der den gesamten Lebenszyklus der Versorgung eines Unternehmens mit Ressourcen abdeckt.

Einkauf ist ein Teilbereich der Beschaffung und konzentriert sich auf die operativen Aspekte der Bestell- und Lieferabwicklung.

Ein praktisches Beispiel: Wenn ein Unternehmen ein neues Produkt entwickelt, wäre die Beschaffung dafür verantwortlich, die richtigen Lieferanten zu finden, Verträge auszuhandeln und langfristige Beziehungen zu pflegen. Der Einkauf würde dann die spezifischen Materialien und Komponenten für die Produktion des Produkts bestellen und sicherstellen, dass diese rechtzeitig und in der richtigen Qualität eintreffen.

Wie kann man den Einkauf digitalisieren?

Die Digitalisierung von Einkauf und Beschaffung mit einem ERP-System optimiert Prozesse erheblich. Das System automatisiert die gesamten Abläufe, von der Bedarfsermittlung über Bestellanforderungen bis zur Rechnungsprüfung, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Es zentralisiert Lieferantendaten, verbessert die Kostenkontrolle durch präzisere Ausgabenverfolgung und ermöglicht datenbasierte Bedarfsprognosen. Zudem fördert es eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet umfassende Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Beschaffungsaktivitäten. Insgesamt führt dies zu einer effektiveren und transparenteren Beschaffung.

Wie kann man den Einkauf digitalisieren?

5 ERP-Funktionen die den Einsatz im Einkauf vereinfachen

1. Automatisierte Bestellanforderungen

Automatische Erstellung von Bestellanforderungen bei Erreichen eines definierten Lagerbestands.

2. Lieferantenmanagement

Zentrale Verwaltung von Lieferantendaten, einschließlich Kontakten, Preisen und Verträgen.

3. Einkaufsbestellungen

Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Einkaufsbestellungen.

4. Preis- und Vertragsverwaltung

Verwaltung und automatische Aktualisierung von Preisen und Verträgen.

5. Rechnungsprüfung

Automatische Abgleichung von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen zur Vermeidung von Fehlern.

Kostenlose Demo anfragen

Das ERP-Komplett-Paket für dein Einkauf und Beschaffung

Entdecke das ERP-Komplett-Paket für deinen Einkauf und erlebe, wie einfach und effizient Beschaffung sein kann! Mit automatisierten Bestellanforderungen, zentralem Lieferantenmanagement und präziser Rechnungsprüfung optimierst du deine Einkaufsprozesse im Handumdrehen. Profitiere von integrierten Preis- und Vertragsverwaltungen sowie umfassenden Berichten und Analysen. Das ERP-Komplett-Paket bringt Ordnung in deine Einkaufsabläufe und spart Zeit und Kosten – für eine reibungslose und erfolgreiche Beschaffung!